Het is maandagochtend en je hebt een vergadering om 10 uur. De klok tikt. En daar sta je: vijf bestanden samen te slepen in Acrobat, in de juiste volgorde, om er één leesbaar dossier van te maken. Daarna upload je het naar de juiste map zodat collega’s het terugvinden. Tegen de tijd dat alles klopt, is het kwart voor tien.

Het is een kleine handeling. Maar het komt elke week terug, bij iedereen die met dossiers werkt. En kleine handelingen die elke week terugkomen, zijn precies waar software voor bedoeld is.

Het probleem: file-management vermomd als werk

Wie regelmatig vergaderpakketten, dossiers of rapporten samenstelt, kent het ritueel. De presentatie staat ergens, de notulen elders, de bijlagen weer ergens anders. Je moet ze samenvoegen, in de juiste volgorde zetten, en daarna op de juiste plek krijgen.

Geen enkele stap is moeilijk. Maar samen vormen ze een terugkerende belasting: tien minuten hier, een vergeten bijlage daar, en de onvermijdelijke vraag achteraf: “waar staat dat document nu eigenlijk?”. Het is overhead die niemand op z’n functieomschrijving heeft staan.

Wij liepen er zelf tegenaan. En in plaats van het te blijven verdragen, bouwden we er een tool voor.

Hoe FUSE het oplost

FUSE is een web-app die meerdere bestanden (PDF’s, tekst en afbeeldingen) combineert tot één geordend document. Je logt in met een magic-link of je Microsoft 365-account, sleept je bestanden erin, bepaalt de volgorde, en exporteert.

Twee dingen maken het verschil:

  • Automatisch nette dossiers. FUSE kan per onderdeel een titelpagina toevoegen en leest datums automatisch uit de bestandsnamen. Geen handmatig getik meer.
  • Het bestand landt waar het hoort. Bij export gaat het gecombineerde document (én de originele bronbestanden) automatisch naar de juiste SharePoint-map. Niet in een download-folder waar niemand het terugvindt, maar meteen op de plek waar het team het verwacht.

Dat laatste klinkt klein, maar het haalt de meest voorkomende frustratie weg: zoeken naar het juiste document. Een gebruiker verwoordde het zo: “Het is super gemakkelijk dat zowel de gecombineerde file als de originele bronbestanden automatisch op de juiste locatie terechtkomen.” Een combine die voorheen drie tot vijf minuten en heel veel klikken kostte, is nu in dertig seconden klaar.

Onder de motorkap, kort

Je hoeft de techniek niet te kennen om FUSE te gebruiken, maar de keuzes zeggen iets over hoe wij bouwen. Het samenvoegen gebeurt volledig binnen de eigen omgeving. Vertrouwelijke documenten worden niet naar een externe dienst gestuurd, zoals bij publieke “PDF samenvoegen”-websites wel gebeurt. Inloggen met je Microsoft-account regelt meteen de juiste rechten op SharePoint. En de hele applicatie draait op de eigen infrastructuur van de klant, zonder afhankelijkheid van één leverancier.

Het resultaat: snel, veilig, en de data blijft binnen je eigen Microsoft-tenant. Dat is geen toevallige bonus. Het is een ontwerpkeuze die past bij organisaties die vertrouwelijkheid serieus nemen.

Wat dit zegt over onze aanpak

FUSE begon als een desktop-scriptje voor één workflow. Toen het z’n nut bewees, bouwden we het in twee weken om tot een web-app in productie. Vandaag gebruiken ons team en geselecteerde klanten het dagelijks om hun dossiers samen te stellen.

Dat is het patroon dat we het liefst zien: niet een product op zoek naar een markt, maar een echt probleem dat we oplossen met software die meegroeit met het team dat ermee werkt. We bouwden FUSE eerst voor onszelf. Nu beheren onze klanten er hetzelfde mee voor hún teams.

Herken je die ene handeling die elke week terugkomt en eigenlijk software zou moeten zijn? Dan is dat precies het soort werk waar wij goed in zijn. Lees de volledige case of plan een vrijblijvend gesprek. We denken graag mee.